METODOLOGIA

ESFORÇOS DE MELHORIA COM FOCO EM RESULTADOS
Foco em Resultados significa sobrevivência e excelência para qualquer organização. Mas, focar em resultados significa também conhecer as NECESSIDADES e expectativas dos clientes. Somente a partir desta compreensão é possível estabelecer corretamente as METAS sobre os produtos e AÇÕES DE MELHORIA sobre os recursos disponíveis dentro da organização.

Neste sentido, o erro mais freqüente que se comete é o de se confundir meios com fins. O que o empresário ou dirigente de uma entidade pública está procurando é unicamente "melhorar os resultados de sua organização", e isto é fim. Para isto, ele precisa melhorar os métodos de gestão, e isto é meio. Não podemos perder de modo nenhum a visão de que todas as ações têm que estar sempre visando um fim, um objetivo, um resultado.

Existem inúmeros casos de organizações que implantaram programas de treinamento, programas de padronização ou grupos de melhoria sem objetivos bem definidos. Houve um momento inicial de euforia e logo depois os programas se esvaziaram. Por quê? Porque nunca se pode ter como objetivo "implantar um programa de treinamento" ou "implantar um Programa 5S". Isto é foco nos meios e não foco em resultados.

Padronização e Treinamento são meios para se atingir algum fim, algum resultado. Se não forem claros quais são os objetivos desses programas, quais resultados se quer atingir, quais são as metas, o fracasso dessas iniciativas é só questão de tempo, deixando um rastro de frustração e um prejuízo financeiro às vezes razoável.

O Foco em Resultados contribui para a racionalização e otimização dos processos. Determina que esforços internos que não contribuem para atingimento das metas sejam descartados, uma vez que não contribuem para aumentar a aceitação dos produtos pelos clientes e, conseqüentemente, para a sobrevivência da organização.

PADRONIZAÇÃO DO TRABALHO
A Padronização do Trabalho tem por finalidade indicar a meta e os procedimentos na execução das funções operacionais, de tal maneira que cada pessoa tenha condições de assumir a responsabilidade pelos resultados do próprio trabalho. O padrão é o próprio planejamento do trabalho a ser executado pelo indivíduo ou pela organização.

Ao contrário do que muitos pensam, a Padronização do Trabalho não é uma atividade desenvolvida sobre todas as atividades de uma organização. Ela é seletiva e desenvolvida de forma criteriosa em função dos resultados desejados.

Com a utilização de ferramentas de mapeamento, a Padronização do Trabalho identifica e detalha os fluxos dos processos e permite a identificação das tarefas críticas, aquelas que possuem maior impacto sobre resultados desejados.

Para cada tarefa crítica é estabelecido um padrão de trabalho por meio da observação e consenso das melhores práticas disponíveis. Todas as pessoas envolvidas na execução das tarefas críticas devem ser treinadas nos padrões estabelecidos e auditadas periodicamente quanto ao cumprimento dos padrões.

TRATAMENTO DE ANOMALIAS
Uma anomalia é tudo que for diferente das condições normais de operação e de funcionamento de um processo. Pode ser uma reclamação de um cliente, um ponto fora dos limites de uma gráfico de controle, um barulho estranho em um equipamento, etc.

O Tratamento de Anomalias tem como finalidade minimizar o impacto dos desvios das condições normais de operação de um processo sobre os resultados desejados. Quando existem muitas anomalias, o tempo das pessoas é consumido em combatê-las e não para atingir metas. Toda anomalia gera trabalho extra e não agrega valor ao produto final.

Nenhum processo está totalmente livre da possibilidade de ocorrência de anomalias. Por isso, são necessários mecanismos que possibilitem o seu reconhecimento e análise imediata. Após a análise da anomalia, ações de contenção devem ser estabelecidas imediatamente sobre sintomas percebidos e, posteriormente, ações de bloqueio sobre suas causas fundamentais para evitar sua reincidência.