Novas técnicas gerenciais, ferramentas sofisticadas, novas práticas de mercado e várias outras novidades surgem constantemente no universo de Gerenciamento de Projetos. Porém o que nos chama atenção é que muitas empresas ainda não registram as lições aprendidas de seus projetos e não constroem uma base de informações consistente para planejamentos futuros.

Toda organização quer atingir resultados melhores e em menos tempo. Para isso, é senso comum que a utilização de uma metodologia estruturada de planejamento e execução facilita o alcance das metas e a consolidação das melhores práticas. No INDG nós utilizamos a Metodologia Estruturada de Planejamento e Controle de Projetos – MEPCP®, do Professor Darci Prado, na qual o Plano de Projeto, conhecido por todas as equipes de projetos, tem como principal componente a Linha de Base do projeto.

Para obter-se a Linha de Base (Figura 1) é necessário considerar as restrições de recursos e tarefas conforme a especificidade de cada projeto. Pensando nisso, para projetos semelhantes, ou que possuam etapas semelhantes pode-se aplicar as mesmas restrições de durações, seqüenciamento, recursos ou até mesmo das diretrizes da alta organização. Estas informações podem ser encontradas nos documentos de planejamento, controle e encerramento de projetos anteriormente desenvolvidos.

Figura 1 - Obtenção do Cronograma

Durante a fase de planejamento de um projeto é preciso identificar os interesses de cada um dos stakeholders em seu desenvolvimento, de forma a refletir seus desejos e anseios na confecção das linhas de base, sejam elas de prazo, custos ou escopo.

Mas quem são os stakeholders de um projeto? O Project Management Institute - PMI denomina stakeholders (partes interessadas / partes envolvidas) a quaisquer indivíduos ou organizações, direta ou indiretamente ligados ao projeto, cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pelo resultado da execução do projeto ou do seu término com sucesso (Figura 2). Normalmente as expectativas dos stakeholders com relação ao projeto são diferentes, sendo o gerente do projeto o responsável por avaliá-las e atendê-las.

Figura 2 - Ambiente de um projeto

Bem, durante a confecção do Plano de Projeto, as demandas e interferências de cada um dos envolvidos devem ser levadas em consideração para o planejamento das atividades. Nesse ponto, é de vital importância a apropriação dos ativos de processos organizacionais da empresa, em especial, de suas lições aprendidas registradas, ou ainda da experiência de consultores externos à organização. Porém as organizações brasileiras ainda não possuem a prática de organizar um banco de dados de projetos encerrados no qual estas informações estejam disponíveis.

Registrar as lições dos projetos atuais pode impedir a recorrência de desvios. Em projetos de grande complexidade, com cenários adversos à sua execução o registro de causas de desvios de prazos e custos é essencial. A experiência no gerenciamento de projetos nos leva a crer que as principais razões de anomalias podem ser divididas em Erros de Execução e Retrabalhos, Erros de Planejamento, Dependência de Órgãos Públicos, Atrasos de Fornecedores, Alterações no Escopo do Projeto e Mão-de-obra Insuficiente, conforme retratado na Figura 3.

Figura 3 - Causas de desvios

Uma das maiores causas de desvios são os erros de execução e retrabalhos. O não cumprimento do Plano de Projeto acarreta desvios de real impacto nos resultados do projeto, podendo até mesmo inviabilizá-lo dependendo da gravidade da anomalia. Erros de planejamento podem ser fatais para o projeto, já que falhar ao planejar é planejar para falhar. Para evitá-los é necessário o estudo criterioso dos riscos institucionais associados, das restrições de capacidade dos fornecedores e de possíveis problemas com órgãos estaduais e federais. A morosidade destas instituições deve ser considerada no momento da confecção do cronograma.

Outras fontes de desvios para os projetos são as alterações de escopo durante sua execução. Muitas vezes o escopo original foi parcialmente estabelecido e somente durante a execução a equipe do projeto descobre detalhes que alteram consideravelmente o desempenho do projeto, incorrendo em novos custos e prorrogação dos prazos.

É preciso maximizar sempre as chances de o projeto alcançar os resultados planejados, para isso é fundamental evitar estes desvios. Nossa visão é que a presença de um Escritório de Gerenciamento de Projetos é imprescindível. Nele centraliza-se toda a base de informações do projeto. Ele é responsável pela implantação e utilização da metodologia de gerenciamento adotada, serve como multiplicador das melhores práticas de gerenciamento e também no desenvolvimento de novas ferramentas para o acompanhamento das atividades e para o tratamento de anomalias e riscos.

Com a instauração do EGP torna-se ainda mais fácil o registro e a consulta às lições aprendidas dos projetos. Com uma base única de informações o planejamento será muito mais preciso e evitará a ocorrência de anomalias ou riscos.